「何のために移転するのか」を明確にした上で、立地条件や設備条件を検討します。
移転目的に沿って、移転先の前提条件を設定します。
オフィス移転に必要な作業を整理して、大まかなスケジュールを作成します。
オフィス市況の正確な把握は、移転の目的や希望条件の妥当性を判断する場合や、コスト面の条件を充たすエリアを選定する場合などに、大切なポイントです。また、移転のタイミングの決定やビルオーナーとの条件交渉を行う際にも役立ちます。
物件情報を収集する際には、移転目的の優先順位、バランスなどを考慮します。
オフィスプランニングを移転先決定後に行うと、レイアウトがうまくいかずスペースに無駄がでるなど、問題が出てしまう可能性があります。移転先の検討に入る早い段階でプランニングを進めることが、よりよい移転先の決定につながるポイントです。
社名、住所、代表者名、業務内容、取引銀行、使用形態などを記入し、会社案内等を添えて賃貸人に提出します。賃貸人は、これに基づいてテナントの信用調査を行います。また、申込書と同時あるいは契約時に以下のような書類を提出することがあります。
賃貸人の承諾が出れば、賃貸借契約が成立するまでに、仲介業者等の宅地建物取引士から重要事項（建物・設備・契約の内容、契約期間と更新・解除、法令による制限等）について記載された書面（重要事項説明書）の交付による説明を受けます。
契約締結日前日までに、預託金（敷金・保証金）を預け入れます。ただし、契約締結から入居までの期間が長い場合は、契約時に預託金の一部を預け入れる場合もあります。
重要事項の説明を受けた後、契約の締結を行います。
賃貸借契約は、従来通りの借家契約（普通借家契約）と、定期借家契約に大別されます。押印するまでに契約書のすべての条項をチェックし、仲介業者等に相談し調整します。
移転先決定の目途が立ったら、現入居ビルを退去する準備に入ります。現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、契約書に基づいて賃貸人に解約通知します。契約書に詳しく述べられていない場合は、話し合うことも必要になるため、事前によく確認しておきます。
引越し業者は、引越し作業の企画・提案からアフターケアまで一貫して行うところもあれば、それぞれの作業を別々に考えて契約するところなど、様々です。そのため、運送費用も画一的なものにはなっていません。依頼する際のポイントとしては、依頼する作業内容を明確に伝え、数社から見積りを取り、比較検討して決定します。
必要な各種手続きについてリストにしました。
ご自由に下記よりダウンロードをしてご活用ください。
運用管理は、オフィスを安全に、快適に、効率よく活用するうえで重要です。引越しを機に、マニュアル化やデータベース化を図り、スムーズな運用管理を行います。また、委託先と契約する場合は、委託条件を明確にします。
オフィス移転プロジェクトに必要な作業をリストにしました。
・移転プランニング
・社内印刷物
・電話回線の移転依頼 など
ご自由にダウンロードをしてご活用ください。
