オフィス移転マニュアル

1 移転計画の立案

1.移転目的の明確化

移転目的の明確化

移転計画を策定するにあたって、もっとも注意しなければならないポイントは、「何のために移転するのか」という目的を明確にすることです。目的が曖昧だと、オフィスプランニングが骨抜きとなり、満足できる移転が行えません。

2. 移転先の条件設定

移転先の条件設定

移転スケジュールの立案、コストの算定、ビルの情報収集や最終選定をスピーディかつ的確に行うために、用途・立地・面積・設備・移転時期・予算などの基本的な項目を把握し、移転目的に沿って、移転先の前提条件を設定します。どの条件を優先させるかは、個別の事情によって異なりますが、少なくとも優先順位をはっきりさせておく必要があります。

2 オフィスの選定

1.オフィスの市況把握

オフィスの市況把握

オフィス市況の正確な把握は、移転の目的や希望条件の妥当性を判断する場合や、コスト面の条件を充たすエリアを選定する場合などに、非常に重要なポイントです。また、移転のタイミングの決定やビルオーナーとの条件交渉を行う際にも役立ちます。

2.ビル情報の収集

移転先の条件設定

物件情報は、インターネットやチラシ等の媒体やオフィスの仲介を行っている専門業者から入手する方法が一般的です。情報収集の際には、ビルパンフレット、賃貸条件表、平面図(寸法のわかるもの)、契約項目(契約書の雛形)などの資料を揃えるようにします。現地に出向き、周辺の環境をチェックすることが大切です。

3オフィスプランニング

オフィスプランニングを移転先決定後に行うと、レイアウトがうまくいかず、スペースに無駄がでるなど、さまざまな問題が発生します。移転先の検討に入る早い段階でプランニングを進めることが、よりよい移転先の決定につながる秘訣の一つといえます。

入居中オフィスの現状調査
  • ・各スペースの面積、使用状況、稼働率
  • ・OA 機器の設置状況
  • ・什器の機能性や品質
  • ・書類量
  • ・照明や空調等の室内環境条件
分析

現状調査で得られた結果に基づき、改善の優先順位づけや改善の方向づけ、スペースの決定などを行います。移転後のオフィス改善のポイントが、移転先選定の目安となります。その際、新オフィスのコンセプトを明確にすることが重要です。

計画

候補ビルが絞り込めたら正式な図面を取り寄せて、ゾーニングやレイアウトを行い、内装や什器についても検討します。その際、各スペースの利用方法、人員数や業務スタイルの今後の変化への対応力等、運用面についても配慮が必要です。

4 賃貸借契約

1.移転先ビルの契約

移転スケジュール
1. 入居申込書

社名、住所、代表者名、業務内容、取引銀行、使用形態などを記入し、オーナーに提出する書類。オーナーは、これに基づいてテナントの信用調査を行います。また、申込書と同時あるいは契約時に次のような書類を提出することがあります。


  • ・会社の印鑑証明書
  • ・代表者の印鑑証明書
  • ・会社の登記簿謄本
2. 重要事項の説明

オーナーの承諾が出れば、賃貸借契約が成立するまでに、仲介業者等の宅地建物取引主任者から重要事項(建物・設備・契約の内容、契約期間と更新・解除、法令による制限等)について記載された書面(重要事項説明書)の交付による説明を受けます。

3. 預託金の支払い

契約締結日前日までに、預託金(敷金・保証金)を預け入れます。ただし、契約締結から入居までの期間が長い場合は、契約時に預託金の一部を預け入れる場合もあります。

4. 契約書に押印

重要事項の説明を受けた後、契約の締結を行います。契約時には下記のような書類の一部または全部の 提出が必要になりますので、早めに揃えておきます。賃貸借契約は、従来通りの借家契約(普通借家契約)と、定期借家契約に大別されます。押印するまでに契約書のすべての条項を慎重にチェックし、少 しでも疑問があれば仲介業者等に相談し、納得のいくまで調整しましょう。

2. 現入居ビル解約の手続き

現入居ビル解約の手続き

移転先決定の目途が立ったら、現入居ビルを退去する準備に入ります。現在締結している賃貸借契約書を再度確認し、契約書に基づいて貸主に解約予告をしなければなりません。契約書に詳しく述べられていない場合は、話し合うことも必要になりますから、事前によく確認しておきましょう。

5移転後の運用管理

オフィスの市況把握

運用管理は、オフィスを安全に、快適に、効率よく活用するうえで重要です。引越しを機に、マニュアル化やデータベース化を図り、スムーズな運用管理を行いましょう。また、委託先と契約する場合は、委託条件を明確にしましょう。

オフィス移転チェックシート

オフィス移転チェックシート

オフィス移転プロジェクトに必要な作業をリストにしました。

・移転プランニング
・社内印刷物
・電話回線の移転依頼  など

ご自由にダウンロードをしてご活用ください。

関係官庁への届出

関係官庁への届出

オフィス移転には、さまざまな行政機関及び関係各所への必要な手続きをリストにしました。

・手続き先
・手続き内容
・窓口
・添付書類
・提出期限 など

ご自由に左記よりダウンロードをしてご活用ください。